Prohlášení o zpracovávání osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“).

Správce osobních údajů

Podnikající fyzická osoba Martin Šlajs, IČ:75240653, zapsána v živnostenském rejstříku (dále jako „správce“) tímto v souladu s čl. 12 GDPR poskytuje informace svým klientům o zpracovávání osobních údajů a právech v souvislosti s jejich ochranou.

V jakém rozsahu zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, v jakém je nám klient poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu, nebo které jsme shromáždili jinak a zpracováváme je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností, abychom mohli nabízet a poskytovat naše služby, ale také, abychom chránili naše oprávněné zájmy.

Z jakých zdrojů získáváme osobní údaje?

Osobní údaje získáváme:

  • přímo od svých klientů, (dále také „subjekt údajů“), při jednání o smluvním vztahu, při uzavírání smluvního vztahu nebo v průběhu jeho plnění
  • od třetích osob, které jsou k tomu oprávněné na základě Vašeho smluvního vztahu nebo jiného zastoupení k jednání
  • z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, veřejný telefonní seznam apod.).

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem našeho zpracovávání

  • Základní identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci klienta (např. jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, adresa bydliště, státní příslušnost)
  • Údaje umožňující kontakt s klientem (např. kontaktní adresy, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
  • Fakturační údaje (např. bankovní spojení)
  • Údaje poskytnuté pro plnění smlouvy (např. údaje pro zajištění matričních náležitostí, zahraničních služeb, apod.)
  • Údaje poskytnuté nad rámec plnění smluvního vztahu či příslušných zákonných oprávnění zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany klienta nebo jiného subjektu údajů (např. fotografie a videozáznamy)

K jakým účelům zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zpracováváme bez nutnosti souhlasu klientů pro účel:

  • jednání o smluvním vztahu a uzavření smluvního vztahu,
  • plnění smlouvy,
  • ochrana oprávněných zájmů správce nebo jiných dotčených osob (např. reklamace, vymáhání pohledávek),
  • plnění zákonných povinností z naší strany,
  • ochrana důležitých zájmů klienta.

Poskytnutí osobních údajů je zcela dobrovolné, je však pro účely jednání o smluvním vztahu, uzavření vztahu a plnění smlouvy nezbytné. V případě neposkytnutí nezbytných údajů k tomuto účelu, nemůžeme s klientem uzavřít smluvní vztah a zajistit splnění z něho vyplývajících práv a
povinností. Mimo osobních údajů zpracovávaných bez nutnosti souhlasu klienta, zpracováváme také osobní data klientů pro účely uvedené v rámci konkrétního vysloveného souhlasu (např. použití fotografie a videa ). Takovýto udělený souhlas ke zpracování osobních údajů trvá do jeho odvolání.
Souhlas k danému účelu může klient kdykoliv odvolat, a to písemným prohlášením zaslaným na adresu našeho sídla nebo e-mailem na adrese pohreb.ustav@volny.cz. Prohlášení musí obsahovat, kdo odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů podává a k jakému konkrétnímu účelu zpracování osobních údajů se odvolání vztahuje.

Komu mohou být předávány zpracovávané osobní údaje?

Osobní údaje mohou být vedle smluvně pověřených zpracovatelů námi poskytovány také:

  • v rámci plnění smlouvy přímým dodavatelům jednotlivých služeb,
  • v rámci plnění smlouvy jednotlivým úřadům, vč. předání příslušných dokladů
  • státním orgánům, pokud je tato povinnost stanovena zákonem nebo pokud je to nezbytné pro ochranu práv správce.

Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí určení zaměstnanci a smluvně pověření poskytovatelé IT služeb. Zpracování je prováděno v listinné i elektronické podobě v provozovnách a našem sídle, příp. zpracovatele. Ke zpracování dochází prostřednictvím IT aplikací nebo manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržování bezpečnostních zásad
pro správu a zpracovávání osobních údajů. Za tímto účelem přijímáme opatření, aby bylo zabráněno neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změnám, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití
osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích ze závazkového vztahu a příslušných právních předpisů. Doba uchování osobních údajů je stanovena zejména občanským zákoníkem upravující promlčecí lhůty, dále pak daňovými předpisy, předpisy o účetnictví, o sociálním zabezpečení, o archivnictví apod.

Poučení a práva v souvislosti se zpracováváním osobních údajů

V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje, pokud:

  • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je klient, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto klienta,
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů klienta nebo jiné fyzické osoby,
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce,
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody klientů vyžadující ochranu osobních údajů.

Při zpracovávání osobních údajů může klient v souladu s GDPR uplatnit u nás tato svá práva:

  • právo na informace o zpracování osobních údajů,
  • právo na přístup k osobním údajům a informacím o účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorii příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, o zdroji osobních údajů,
  • právo na opravu neaktuálních či nepřesných údajů,
  • právo na výmaz (právo být zapomenut),
  • právo na omezení zpracování,
  • právo na přenositelnost svých osobních údajů k jinému správci.

Každý klient, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo pověřený zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů způsobem, který je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, může vznést námitku nebo požádat o vysvětlení, či požadovat, aby byl odstraněn takto vzniklý stav.

Veškerá práva týkající se zpracování osobních údajů může klient u nás uplatnit, a to písemně na adresu sídla společnosti nebo e-mailem na adrese pohreb.ustav@volny.cz.

Každý klient se může kdykoliv obrátit se svým podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, tedy Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Plk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Tento dokument je platný ke dni 25.05.2018 a je veřejně přístupný v místě sídla podnikatele.